Това ръководство е предназначено за заинтересованите страни в областта на обществените поръчки, финансите, съоръженията и ИТ. В него са описани задължителните раздели на защитимо RFP, архитектурата на ценообразуване, която доставчиците трябва да следват, и нивата на обслужване, които защитават операциите. То не е правен съвет.
С фиксирането на методологията купувачите сравняват истинската цена на доставката, а не атрактивните базови цени, които се увеличават с таксите.
1. За кого е предназначена тази RFP и какви резултати трябва да гарантира
Копие на хартиено RFP трябва да прави нещо повече от искане на оферти. Тя трябва да намали общите разходи за притежание (TCO), да предотврати оперативни смущения и да създаде справедливо сравнение между доставчиците. За организациите с много локации документът трябва да съгласува стратегията за снабдяване с реалностите на услугите: предвидими цени на доставките, надеждно изпълнение навреме и постоянно качество на продуктите, което свежда до минимум процента на задръствания, отпадъци и връщания.1.1 Бизнес контекст и ограничения
Повечето предприятия се сблъскват с познат набор от ограничения, включително разпределени места за изпращане, сезонни пикове (като края на финансовата година, училищните календари и пиковете на маркетинговите кампании), цели за устойчивост и изисквания на ERP или перфорация. RFP трябва да посочва тези ограничения изрично, така че оферентите да определят цените и да планират спрямо света, в който купувачът действително работи.2. Определяне на обхвата: Обем, брой артикули и обхват на услугата
Яснотата на обхвата е най-силната преграда срещу разходи и провали в изпълнението. Доставчиците могат да предоставят точни оферти само когато спецификацията на материалите и обхвата на услугата са недвусмислени.2.1 Профил на обема и матрица за изпращане до
Представете 12-месечна таблица за обема по обекти, показваща средното месечно търсене и пиковите месеци. Отделете малките парцели от LTL/палетизираните ленти. Обърнете внимание на изискванията за подемни врати, наличността на товарни докове и всички правила за планиране на срещи. Ако някои обекти приемат само разфасовки или изискват вътрешна доставка, моля, отбележете това тук.2.2 Стандартизация на SKU и приемливи алтернативи
Стандартизирайте основните артикули по размер (Letter, Legal, A4), тегло (20 lb срещу 24 lb), яркост (92 срещу 96) и рециклирано съдържание. Когато е приемливо, посочете еквивалентни на марката заместители и определете процеса на предварително одобрение. Простата матрица за еквивалентност (производител, артикул, атрибути, разрешен заместител) предотвратява заменките ad hoc, които създават проблеми с печата или оплаквания от страна на потребителите.2.3 Опаковка, съхранение и условия на околната среда
Определете здравината на кашоните (цели за разкъсване или ECT), стандартите за палетизиране, очакванията за стреч фолио и контрола на влажността. Ако сайтовете работят с високоскоростни лазерни паркове или двустранен печат по подразбиране, тук е мястото да посочите минималната плоскост на хартията или насоките за влажност, за да намалите завиването, задръстванията и протичането.3. Архитектура на ценообразуването: Как трябва да се ценообразуват доставчиците
Нормализирането на формата на офертата е единственият начин за сравняване на офертите "ябълки с ябълки". Изисквайте от всеки доставчик да попълва последователна таблица с цени и да оповестява всички регулатори.3.1 Нива и прекъсвания на единиците
Ясно дефинирайте нивата на единиците: Пакет, кутия, кашон и палет. Изисквайте стъпаловидни отстъпки при определени прагове и посочете всички минимални количества за поръчка (MOQ) за място на изпращане. Когато доставчиците предлагат абонаментни или постоянни поръчки, посочете как се прилага отстъпката и дали цената се запазва за целия срок.3.2 Методология за определяне на разходите на лист
Цената на лист е прост, но мощен изравнител. Поискайте от доставчиците да изразят цените си в разходи на лист, след отчитане на факторите за превоз и отпадъци. Изчислението по-долу може да бъде вмъкнато във вашето RFP:| Компонент | Примерна стойност | Бележки |
|---|---|---|
| Цена на кутията (10 пакети x 500 листа) | $49.00 | Списък на продавача или нетна цена |
| Листове в кутия | 5,000 | 10 × 500 |
| Очакван коефициент на отпадъците/задръстването | 1.5% | Дефинирани от купувача или получени от теста |
| Превоз на кашон (с доставка) | $2.00 | Смесени за всички ленти или специфични за лентата |
| Цена на лист (доставен) | ((49,00 ÷ 5 000) × 1,015) + (2,00 ÷ 5 000) = $0,0105 | Използване на четири знака след десетичната запетая за точност |
3.3 Превоз на товари, гориво и допълнителни услуги
Изисквайте от доставчиците да оповестяват дали цените са доставни или FOB, използвания индекс на горивото, точките на задействане на надценките и всички допълнителни такси (включително за жилища, вътрешна доставка, доставка с асансьор, прозорци за срещи и ограничен достъп). Попитайте за предположенията за превоз на товари на ниво пътно платно, ако големи обекти получават палетизирани товари.3.4 Защита и корекции на цените
Определете индекса (целулоза, гориво или съставни продукти), който може да доведе до увеличение, честотата на преразглеждане (напр. на тримесечие), горните граници за период и периодите на предизвестие. Включете механизъм за намаляване на цените при спад на индекса. Изисквайте прозрачна формула, а не дискретни корекции.3.5 Отстъпки, кредити и условия за плащане
Избройте приемливите отстъпки за ранно плащане, отстъпки за обем, срокове за кредитиране на липси/повреди и нетни условия. Ако се предлагат отстъпки, посочете основата за начисляване и възможността за одит. Посочете доказателствата, които се изискват за искания за кредит (снимки, бележки от POD, разрешение за връщане), и целевото време за разрешаване.4. SLA, които намаляват оперативния риск
Нивата на обслужване превръщат цената в програма за надеждни доставки. Те трябва да са измерими, да могат да се одитират и да са обвързани със средства за защита.4.1 Степен на запълване и OTIF (навреме, в пълен състав)
Определяне на цели за OTIF по видове трасета (пратки срещу LTL) с периодичност на отчитане (ежемесечно). Определете какво се счита за "навреме", приемливото време за изпълнение и политиката за управление на обратните поръчки. Уточнете дали заместванията изискват предварително одобрение и как купувачите могат да посочват частични замествания.4.2 Прозорци за доставка, крайни срокове и празнични календари
Изисквайте ежедневно прекратяване на поръчките по часови пояси, прозорци за доставка по обекти (напр. 9:00-15:00 ч.) и публикувани празнични календари. Разяснете политиката за насрочване на срещи за големи обекти и структурата на санкциите или кредитите за пропуснати прозорци.4.3 Прагове за качество и скорост на задръстване
Дефинирайте праговете за скорост на задръстване (напр. задръстване на 10 000 листа) и задайте условията на теста, включително типа на устройството, средата и профила на документа. Опишете плана за вземане на проби за входящ контрол на качеството, изискванията за проследимост на партидите и работния процес при несъответствие. Установете SLA за замяна на повредени или дефектни стоки.
4.4 Поддръжка на SLA и пътища за ескалация
Изискват се поименни контакти с клиенти, часове за поддръжка, споразумения за първа реакция и разрешаване на проблеми, както и ясен път за ескалация, включително спонсорство от страна на ръководството. По отношение на исковете и кредитите определете цели за изпълнение и шаблони за документация, които доставчиците трябва да приемат.5. Изисквания за съответствие, устойчивост и документация
Секциите за съответствие защитават марката, правилата и дългосрочните записи. Те също така изясняват как целите за устойчивост се вписват в обществените поръчки, без да се завишават разходите.5.1 Сертификати и материали
Поискайте от доставчиците да посочат процентното съдържание на рециклирани материали и да изброят приложимите сертификати (напр. FSC, PEFC, SFI), както и документацията за веригата на контрол. Определете дали сертификатите са задължителни или предпочитани и как се процедира със заместители, ако сертифицираните запаси временно не са налични.5.2 Стандарти за записи и архивиране
За функциите, свързани с интензивно използване на документи (например правни, финансови и медицински), посочете очакванията за архивиране, включително използването на безкиселинна хартия и възможността за двустранен печат. Посочете признатите характеристики на хартията, които запазват четливостта и предотвратяват влошаването на качеството при дългосрочно съхранение.5.3 Данни, неприкосновеност на личния живот и електронни обществени поръчки
Ако програмата използва EDI или перфорация, тя изисква поддържани видове документи (PO, ASN, фактури), специфични полета за данни и установени срокове за тестване. Когато доставчиците взаимодействат с лични данни или финансови системи, посочете основните рамки за сигурност (напр. SOC или ISO), които очаквате.6. Карта за оценка и модел за претегляне
Прозрачното оценяване прави наградите защитими и подобрява поведението на доставчиците през целия срок на договора.6.1 Примерни тегла
Използвайте прост модел за претегляне и го публикувайте в RFP, така че доставчиците да се насочат към това, което е важно:| Критерий | Тегло |
|---|---|
| Цена (доставна цена на лист) | 40 |
| SLA за услуги (OTIF, прекъсвания, поддръжка) | 25 |
| Качество (степен на засядане, обработка на дефекти, опаковка) | 20 |
| Устойчивост и съответствие | 10 |
| Препратки и монтаж | 5 |
| Общо | 100 |
6.2 Пилотен проект и доказателство за ефективност
Преди да отпуснете пълната сума, проведете пилотен проект с определени срокове в представителни обекти. Проследявайте OTIF, процента на задръствания, исковете за повреди/недостиг на стоки и оборота на кредита. Обвържете окончателното възлагане или началото на договора с постигането на пилотните прагове. Това намалява риска при прехода и потвърждава твърденията на доставчиците, без да се разчита на табла с диапозитиви.6.3 Референтни проверки и одити на обекти
Попитайте за референции, които отговарят на вашия размер и вертикал - проверете за опит в множество обекти, работа с пренапрежение и стриктност на анализа на първопричините за предишни инциденти. Когато е практично, поискайте обиколка на склада или крос-дока - одитите разкриват дали доставчиците действително могат да изпълняват посочените от тях SLA.7. Задължителен въпросник за доставчика (поставете го в RFP)
Структурираният въпросник дава възможност за съпоставими отговори и оценка на скоростта. Въпросите по-долу са разработени за яснота "да/не" с кратки изисквания за доказателства.7.1 Профил на компанията и капацитет
Предоставете текущата площ, включително складове, кръстосани докове и покритие по щати или региони. Среден и максимален дневен изходящ капацитет (кашони и палети). Опишете плановете за непредвидени ситуации за периоди на наплив и климатични смущения.7.2 Осигуряване на качеството и тестване
Опишете входящите протоколи за контрол на качеството, честотата на вземане на проби и проследимостта на партидите. Изброяване на методите за изпитване, използвани за валидиране на скоростта на задръстване, завиване и непрозрачност. Представете работния процес при несъответствие и целевите срокове за разрешаване.7.3 Политика за заместване и прекратяване на обучението
Определете процеса на приемливи алтернативи, включително етапите на предварително одобрение. Приложете матрица за еквивалентност за основните артикули (размер, тегло, яркост, рециклирано съдържание). Моля, обяснете плана си за залез на продукта и свързания с него график за уведомяване.7.4 Претенции, кредити и разрешаване на спорове
Срокове за подаване на искове за щети/недостиг и изисквания за доказателства. Потвърдете праговете за автоматично кредитиране и очакваните SLA за издаване на кредити. Осигурете контакти за ескалация при нерешени спорове.8. План за изпълнение и управление на промените
Дори и най-добрата цена се проваля, ако внедряването е хаотично. В RFP трябва да се изисква прагматичен план, с който операциите могат да се справят.8.1 Рационализация и комуникация на SKU
Поискайте от доставчиците да предложат рационализиран набор от артикули и план за управление на промените, включително кой ще бъде обучен, как ще бъдат актуализирани указателните табели и вътрешните каталози и как ще бъдат премахнати старите запаси, за да се сведе до минимум разхищението.8.2 Интеграция на системите
Определяне на изискванията за настройка на артикулите в ERP (атрибути, мерни единици, номера на части на доставчика), картографиране за EDI или каталози за перфорация и тестване на фактури. Изисквайте примерни транзакции като част от процеса на въвеждане на доставчика.8.3 Планиране на търсенето и запаси за безопасност
Поискайте план на търсенето по обекти с правила за безопасен запас, предположения за сезонност и логика на заместване за ограничени артикули. Това дава на операциите увереност, че търсенето по време на работа няма да бъде ограничено, когато настъпят пиковите периоди.9. Какво се случва, след като издадете RFP
Най-ефективните искания за предоставяне на информация също така описват пътя напред, така че доставчиците да разберат сроковете, а купувачите да избегнат пожар в последния момент.9.1 График и комуникационен план
Публикувайте календара в предната част на RFP: Прозорец за въпроси и отговори, крайни срокове за добавките, дата на подаване на офертите, уведомления за краткия списък, начална и крайна дата на пилотния проект и очаквана дата на възлагане. Изисквайте от доставчиците да потвърждават получаването на допълненията, за да се премахнат изненадите от типа "не видяхме това".9.2 Критерии за възлагане и план за преговори
Обяснете как ще се изискват най-добри и окончателни оферти, как се задържат цените по време на сключването на договора и как ще се записват корекции на базата на индексите.Посочете кредитите за услуги или средствата за правна защита за пропуснати SLA и условията за подновяване. Когато се възлагат поръчки на няколко доставчици, изяснете разпределението на териториите или лентите, за да се избегне припокриване.Нормализатор на цитати (раздел за вмъкване)
Тази единствена таблица превръща разнороден набор от котировки в сравнима мрежа. Инструктирайте доставчиците да я попълнят.| Поле | Необходим вход |
|---|---|
| Нива на ценообразуване за единица: Пакет, кутия, кашон, палет | |
| Доставени срещу FOB | Доставена цена или FOB + товарна таблица |
| Товар и гориво | Използван индекс, тригерни точки, списък с помощни средства |
| Цел на OTIF | % по писта с отчитане на кадастъра |
| Крайни срокове за поръчка: Ежедневно прекратяване на поръчките според часовата зона | |
| Празничен календар: Годишен публикуван график | |
| Праг на скоростта на задръстване: Засечки на 10 000 листа и тестови условия | |
| Защита на цената | Преглед на честотата, горните граници, периодите на предизвестие |
| Кредити | Срокове за щети/скъпоструващи автомобили и политика за автоматично кредитиране |
| Условия за плащане: Нетни условия и отстъпки за ранно плащане | |
| Замени: Работен процес на предварително одобрение и матрица за еквивалентност | |
| Устойчивост | Сертификати и проценти на рециклирано съдържание |
