Вы не тратите деньги на бумагу. Вы тратите деньги на несовпадающие спецификации и нестандартизированные расценки. Это руководство покажет вам, как выбрать правильную спецификацию, провести расчеты для паллет и сравнить наземную стоимость, чтобы вы могли с уверенностью запрашивать образцы и получать чистые, сопоставимые расценки.
Краткое содержание фрагмента: Переплата за оптовую копировальную бумагу обычно происходит, когда расценки не нормированы. Сравните наземную стоимость - цену за единицу продукции плюс фрахт и дополнительные расходы - с одинаковыми техническими характеристиками: формат (A4 или Letter), плотность 20 lb / 80 gsm, яркость, непрозрачность, а также требования к переработке/FSC. Протестируйте бесплатные образцы на работоспособность, а затем запросите котировки на кейсы и паллеты, используя стандартный шаблон.
Что на самом деле определяет оптовые цены на копировальную бумагу
Технические характеристики: вес, яркость, непрозрачность, содержание вторичного сырья
Когда покупатели говорят "качество", они обычно подразумевают сочетание веса, яркости и того, насколько сильно просвечивают чернила.
Однорядная повседневная рекомендация
| Пример использования | Вес | Яркость | Непрозрачность | Примечания |
|---|---|---|---|---|
| Офисная печать | 20 фунтов / ~80 гсм | 92 яркость | Дуплекс-безопасность | Надежность при работе с ежедневными текстовыми документами |
20 фунтов (США) ≈ 80 гсм (метрические). "Фунты" означают основной вес; gsm - граммы на квадратный метр.
Яркость влияет на контрастность. Для повседневного использования 92 яркости - это баланс между удобством чтения и стоимостью.
Непрозрачность влияет на просвечивание при двусторонней печати. Более высокая непрозрачность уменьшает визуальное просвечивание.
Переработанное содержимое (часто отходы после потребителя, PCW) и варианты с сертификатом FSC поддерживают цели устойчивого развития. Ожидайте снижения цены по сравнению с несертифицированными линиями.
(Нейтральные определения см. в FSC, методах определения яркости ISO и концепциях тестирования TAPPI).
Факторы, влияющие на объемы: ящики и паллеты, сезонность, грузоперевозки
Типичный кейс содержит 10 пачек × 500 листов = 5 000 листов.
Ценообразование на паллеты обычно повышает экономическую эффективность, но только в том случае, если фрахт и дополнительные расходы не перечеркивают скидку.
Сезонность, график работы фабрик и изменения в упаковке могут повлиять на цены. Получите расценки, которые можно сравнить между собой.
Выберите правильную бумагу для ваших устройств и работ
A4 и Letter: подберите свой парк
Проверьте настройки по умолчанию и размеры лотков. Многие настольные принтеры по умолчанию используют формат Letter; многофункциональные копировальные аппараты часто поддерживают оба формата. Стандартизируйте размер, который вы используете чаще всего, чтобы избежать отходов и возвратов.
См. Бренды серии бумаги A4 для получения информации о распространенных вариантах формата A4, если в вашем автопарке используются машины разных размеров.
Вес и жесткость: когда лучше остановиться на 20 фунтах / 80 гсм
Выбирайте 20 фунтов / 80 гсм для повседневных текстов, бланков и внутренних раздаточных материалов. Более плотную бумагу выбирайте только для больших объемов, цветных блоков или важных материалов, предназначенных для клиентов. Более плотные листы повышают стоимость и могут уменьшить емкость лотка.
Быстрая решетка
Стандартный (20 фунтов / 80 гсм): Повседневный текст, дуплекс в порядке, лучшая общая стоимость
Более тяжелые (24 фунта / 90 гсм+): Цветовой охват, внешние документы, более жесткое ощущение
Яркость и непрозрачность: следите за прозрачностью
Яркость 92 - это оптимальное значение для повседневной работы. Если ваши задания включают мелкие шрифты или светлые оттенки цветов, более высокая яркость может помочь - но проверьте ее. При двусторонней печати сочетайте яркость с достаточной непрозрачностью, чтобы избежать отвлекающих просветов.
Варианты устойчивого развития: переработка и FSC - что запрашивать
Если вам нужна бумага из вторсырья или сертифицированная по стандартам FSC, попросите предоставить документы, а не просто значок.
Запрос:
- Данные сертификата FSC и, если необходимо, информация о цепочке поставок.
- Процент содержания вторичного сырья и наличие отходов после потребителя (PCW).
- В техническом описании продукта указаны вес, гсм, яркость (по методу ISO), непрозрачность и калипер.
Математика на поддонах без головной боли
Количество ящиков на поддоне, общее количество листов и площадь основания
Узнайте у своего поставщика точное количество ящиков на паллету для каждого SKU. Они зависят от бренда, размера и упаковки.
Простые формулы
Общее количество листов на паллете = количество ящиков на паллете × 5 000 листов на ящик
Примерная площадь хранения = поддон (Д×Ш) × высота штабеля
Общий вес брутто = вес каждого ящика × количество ящиков на поддоне (запрашивайте цифру - не предполагайте)
Рабочий пример (иллюстративный):
Если на паллете 40 ящиков бумаги Letter 20 lb:
Листы = 40 × 5,000 = 200,000 листов
Класс груза, вес и высота зависят от упаковки; укажите их в заявке.
Хранение и обработка: сохраняйте бумагу в пригодном для печати состоянии
Храните в сухом помещении с благоприятным климатом; избегайте сырых подвалов.
Храните картонные коробки завернутыми до использования, чтобы минимизировать колебания влажности.
Перед длительными тиражами акклиматизируйте бумагу в условиях печатного зала.
Избегайте чрезмерной укладки, которая сминает углы; проверяйте целостность упаковки при доставке.
Каденция заказов: соотнесите использование с покупками
Оцените еженедельное использование в ящиках.
Выбирайте ежемесячные или ежеквартальные поставки.
Сбалансируйте рост цены за единицу продукции на паллетах с движением денежных средств и хранением.
Мини-пример:
Если вы используете 4 ящика в неделю, это 16-20 ящиков в месяц. Если позволяют условия хранения и денежный поток, переходите на ежемесячные ящики или ежеквартальные паллеты.
Сравнивайте котировки по наземной стоимости, а не по цене наклейки
Стандартизация статей расходов
| Поле | О чем просить |
|---|---|
| SKU и спецификация | Размер (A4/Letter), вес (20 фунтов / 80 гсм), яркость, вторичная переработка/FSC |
| Цена за единицу | Цена за ящик и любую цену за паллету |
| Количество | Ящики и/или поддоны |
| Грузоперевозки | Фрахт по пунктам или "предоплата и добавление"; класс перевозчика, если имеется |
| Аксесуары | Подъемный люк, доставка внутри помещения, предварительная запись, жилые помещения, ограниченный доступ |
| Налоги | Отметьте исключения; укажите, включен ли налог |
| Окно доставки | Рабочие часы, время выполнения, время отключения |
| Замены | Разрешено? Если да, определите эквивалентные границы спецификации |
| Общая стоимость приземления | Сумма всех расходов вашего дока по данному заказу |
Односложные слова для согласования определений
Цена за единицу: цена за ящик при указанном вами количестве.
Грузоперевозки: транспортный сбор; запросите детализированную цифру.
Принадлежности: дополнительные услуги (например, подъемник или доставка внутри помещения).
Приземленная стоимость: все вышеперечисленное вместе - ваша метрика принятия решения.
Распространенные подводные камни (и как их избежать)
- Смешанные характеристики: Поставщики предлагают похожие, но не идентичные SKU. Предоставьте свою таблицу спецификаций или согласитесь на узкий диапазон замены.
- Скрытые платежи: Фрахт появляется позже. Требуйте, чтобы фрахт и аксессуары были указаны в расценках.
- Автозамена: "Эквивалентная" яркость или содержание вторичного сырья. Разрешите замену только в определенных пределах.
- Неправильный размер: Несоответствие формата A4 и Letter. Подтвердите невыполнение обязательств по автопарку в письменном виде.
- Проба не выполняется: На бумаге выглядит хорошо, на устройстве заедает. Всегда сначала пробуйте.
Проверьте работоспособность до того, как возьмете на себя обязательства
Первый образец: план испытаний в 6 экземплярах
Используйте по одному рулону для каждого кандидата SKU и выполните эти оттиски:
- 10 одностраничных текстовых заданий (симплекс)
- 10 дуплексных текстовых заданий
- 5 страниц с плотным покрытием (диаграммы или плотные цветные блоки)
- Большой тираж: 200 симплексных страниц непрерывно
- Проверка лотков: верхний лоток и обходная/ручная подача
- Испытание на скручивание/штабелирование: ровность штабеля через 24 часа
Регистрируйте осечки/замятия, видимую пыль, скручивание и просвечивание дуплекса. При необходимости оставьте два лучших SKU для повторной обработки.
Технические паспорта по запросу
Попросите продавцов показать технический паспорт продукта:
- Базовый вес / гсм (например, 20 фунтов / ~80 гсм)
- Яркость (укажите метод - обычно используется яркость ISO)
- Непрозрачность (предсказывает дуплексное просвечивание)
- Калипер (толщина)
- Белизна (отличается от яркости)
- Устойчивость: Статус FSC и переработанные % (PCW), если применимо
Кейс против паллеты: когда каждый из вариантов имеет смысл
Выбирайте случаи, когда...
- Вы печатаете не более ~20 ящиков в месяц или у вас ограниченные возможности хранения.
- Вы проверяете новую спецификацию на нескольких устройствах.
- Денежный поток благоприятствует более мелким и частым покупкам.
Выбирайте поддоны, когда...
- У вас предсказуемое использование и достаточный объем памяти.
- Экономика грузоперевозок и доступность услуг благоприятны.
- Вы взяли на пробу и проверили хотя бы один подходящий SKU.
Вопросы и ответы
Является ли 20 фунтов тем же самым, что и 80 гсм?
Примерно, да. Это две системы обозначения веса листа. 20 фунтов (США) - это примерно 80 гсм (метрическая) для стандартной копировальной бумаги.
Достаточно ли 92 яркости для внешних документов?
Для повседневных отпечатков подойдет яркость 92. Для материалов, критичных к цвету, протестируйте более яркий лист и просмотрите его при офисном освещении.
Сколько ящиков помещается на стандартную паллету?
Это зависит от бренда и упаковки. Для получения точного SKU уточните у поставщика количество ящиков на поддоне, высоту и вес брутто.
Что доказывает сертификация FSC?
FSC подразумевает ответственное управление лесами и, где это применимо, контроль цепочки поставок. Запросите документацию у поставщика.
Будет ли бумага из вторсырья сильнее застревать?
Не обязательно. Выполните примерный план тестирования на своих устройствах. Сравните результаты по пыли, скручиванию и дуплексу с контрольным образцом, не подвергавшимся переработке.
Следующие шаги
Получите бесплатные образцы - попробуйте два или три SKU, которые соответствуют вашей спецификации. Используйте тест 6 отпечатков и ведите записи.
Получите предложение - отправьте поставщикам шаблон предложения, указанный выше. Попросите предоставить варианты кейсов и паллет с указанием стоимости перевозки и дополнительных услуг.
