تمت كتابة هذا الدليل لأصحاب المصلحة في مجال المشتريات والمالية والمرافق وتكنولوجيا المعلومات. وهو يحدد الأقسام التي يجب أن يتضمنها طلب تقديم العروض الذي يمكن الدفاع عنه، وبنية التسعير التي يجب على البائعين اتباعها، ومستويات الخدمة التي تحمي العمليات. وهو ليس نصيحة قانونية.
من خلال تثبيت المنهجية، يقارن المشترون التكلفة الحقيقية التي يتم تسليمها بدلاً من الأسعار الأساسية الجذابة التي تتضخم مع الرسوم.
1. لمن يقدم طلب تقديم العروض هذا - وما هي النتائج التي يجب أن يضمنها
يجب أن يقوم طلب تقديم العروض الورقية بأكثر من مجرد طلب عروض الأسعار. بل يجب أن يقلل من التكلفة الإجمالية للملكية (TCO)، ويمنع التعطيل التشغيلي، ويخلق مقارنة عادلة بين الموردين. بالنسبة للمؤسسات متعددة المواقع، يجب أن يوائم المستند استراتيجية الشراء مع واقع الخدمة: أسعار تسليم يمكن التنبؤ بها، وأداء يمكن الاعتماد عليه في الوقت المحدد، وجودة منتج متسقة تقلل من معدلات التكدس والهدر والمرتجعات.1.1 سياق العمل والقيود المفروضة عليه
تواجه معظم الشركات مجموعة مألوفة من القيود المألوفة، بما في ذلك مواقع الشحن الموزعة، والطفرات الموسمية (مثل نهاية السنة المالية، والتقويمات المدرسية، وذروة الحملات التسويقية)، وأهداف الاستدامة، ومتطلبات تخطيط موارد المؤسسات أو متطلبات تخطيط موارد المؤسسات أو متطلبات الخروج. يجب أن يذكر طلب تقديم العروض هذه القيود صراحة، بحيث يقوم مقدمو العطاءات بالتسعير والتخطيط في ضوء العالم الذي يعمل فيه المشتري بالفعل.2. تحديد النطاق: الأحجام، ووحدات التخزين، وبصمة الخدمة
إن وضوح النطاق هو أقوى حاجز ضد التكاليف "غير الواضحة" وفشل الأداء. لا يمكن للموردين تقديم عروض أسعار دقيقة إلا عندما تكون فاتورة المواد وبصمة الخدمة واضحة.2.1 الملف الشخصي للحجم ومصفوفة الشحن إلى السفينة
تقديم جدول حجم 12 شهرًا حسب الموقع، يوضح متوسط الطلب الشهري وأشهر الذروة. افصل الطرود الصغيرة عن ممرات نقل البضائع الخفيفة/المتعددة الطرود. لاحظ متطلبات بوابة الرفع وتوافر رصيف التحميل وأي قواعد لجدولة المواعيد. إذا كانت بعض المواقع لا تقبل سوى الطرود المكسورة أو تتطلب التسليم من الداخل، يرجى ذكر ذلك هنا.2.2 توحيد المواصفات القياسية لوحدات حفظ المخزون والبدائل المقبولة
قم بتوحيد وحدات حفظ الأوراق الأساسية حسب الحجم (خطاب، قانوني، A4)، والوزن الأساسي (20 رطلاً مقابل 24 رطلاً)، والسطوع (92 مقابل 96)، والمحتوى المعاد تدويره. حيثما كان ذلك مقبولاً، حدد البدائل المكافئة للعلامة التجارية وحدد عملية الموافقة المسبقة. إن وجود مصفوفة معادلة بسيطة (الشركة المصنعة، الصنف، السمات، البدائل المسموح بها) يمنع المبادلات المخصصة التي تتسبب في حدوث مشكلات في الطباعة أو شكاوى المستخدمين.2.3 التعبئة والتغليف والتخزين والظروف البيئية
قم بتوضيح قوة الكرتون (أهداف الاندفاع أو أهداف ECT)، ومعايير المنصات النقالة، وتوقعات اللف المطاطي، وضوابط الرطوبة. إذا كانت المواقع تقوم بتشغيل أساطيل الليزر عالية السرعة أو الطباعة على الوجهين بشكل افتراضي، فهذا هو المكان المناسب لتحديد الحد الأدنى لتسطيح الورق أو إرشادات الرطوبة للحد من التجعد والانحشار والنزف.3. بنية التسعير: كيف يجب على البائعين التسعير
إن توحيد شكل عرض الأسعار هو الطريقة الوحيدة لمقارنة العطاءات "بالتفاح بالتفاح". اشتراط أن يقوم كل بائع بتعبئة جدول تسعير متناسق والإفصاح عن جميع المعدلات.3.1 مستويات الوحدات والفواصل
حدد مستويات الوحدة بوضوح: ماعون، وصندوق، وعلبة، وكرتونة، ومنصة نقالة. اشتراط خصومات متدرجة عند عتبات محددة وإدراج أي حد أدنى لكميات الطلبات (MOQs) لكل موقع شحن. عندما يقترح البائعون اشتراكات أو طلبات دائمة، اذكر كيفية تطبيق الخصم وما إذا كان السعر يمتد على كامل المدة.3.2 منهجية التكلفة لكل ورقة
تعتبر التكلفة لكل ورقة معادلة بسيطة ولكنها قوية. اطلب من البائعين التعبير عن الأسعار بالتكلفة لكل ورقة بعد عوامل الشحن والنفايات. يمكن لصق العملية الحسابية أدناه في طلب تقديم العروض:| المكوّن | مثال على القيمة | الملاحظات |
|---|---|---|
| سعر العلبة (10 رزم × 500 ورقة) | $49.00 | قائمة البائع أو السعر الصافي |
| صفائح لكل علبة | 5,000 | 10 × 500 |
| عامل الهدر/التكدس المتوقع | 1.5% | محدد من قبل المشتري أو مشتق من الاختبار |
| الشحن لكل صندوق (تسليم) | $2.00 | مدمج عبر المسارات أو خاص بمسار معين |
| التكلفة لكل ورقة (تم التسليم) | ((49.00 ÷ 5,000) × 1.015) + (2.00 ÷ 5,000) = $0.0105 | استخدم أربعة أعداد عشرية للدقة |
3.3 الشحن والوقود والإكسسوارات
اطلب من البائعين الإفصاح عما إذا كانت الأسعار يتم تسليمها على ظهر السفينة أو على ظهر السفينة (فوب)، ومؤشر الوقود المستخدم، ونقاط بدء الرسوم الإضافية، وجميع الرسوم الإضافية (بما في ذلك التسليم السكني والتسليم الداخلي وبوابة الرفع ونوافذ المواعيد والوصول المحدود). اسأل عن افتراضات الشحن على مستوى الممرات إذا كانت المواقع الكبيرة تتلقى حمولات منصات نقالة.3.4 حماية الأسعار وتعديلها
حدد المؤشر (اللب، أو الوقود، أو المركب) الذي قد يؤدي إلى الزيادات، وإيقاع المراجعة (على سبيل المثال، كل ثلاثة أشهر)، والحد الأقصى لكل فترة، وفترات الإشعار. تضمين آلية خفض الأسعار لانخفاض المؤشر. اشتراط صيغة شفافة بدلاً من التعديلات التقديرية.3.5 الخصومات والائتمانات وشروط الدفع
اذكر الخصومات المقبولة على الدفع المبكر، وخصومات الحجم، والجداول الزمنية للائتمان الناقص/التالف، والشروط الصافية. إذا تم تقديم خصومات، حدد أساس الاستحقاق وقابلية التدقيق. اذكر الأدلة المطلوبة للمطالبات الائتمانية (الصور، ومذكرات POD، وإذن الإرجاع) والوقت المستهدف للقرار.4. اتفاقيات مستوى الخدمة التي تقلل من المخاطر التشغيلية
مستويات الخدمة تحول السعر إلى برنامج توريد موثوق به. وينبغي أن تكون قابلة للقياس والتدقيق ومرتبطة بعلاجات.4.1 معدل الملء و OTIF (في الوقت المحدد، ممتلئ)
تحديد أهداف OTIF حسب نوع الممر (الطرود مقابل LTL) مع إيقاع إعداد التقارير (شهريًا). تحديد ما الذي يُعتبر "في الوقت المحدد" والمهل الزمنية المقبولة وسياسة إدارة الطلبات المتأخرة. حدد ما إذا كانت البدائل تتطلب موافقة مسبقة وكيف يمكن للمشترين الإشارة إلى البدائل الجزئية.4.2 نوافذ التسليم، وفترات التوقف، وتقويمات العطلات
طلب مواعيد نهائية للطلبات اليومية حسب المنطقة الزمنية، ونوافذ التسليم حسب الموقع (على سبيل المثال، من الساعة 9:00 صباحًا إلى 3:00 مساءً)، وتقويمات العطلات المنشورة. توضيح سياسة المواعيد للمواقع الكبيرة وهيكل الجزاء أو الائتمان للنوافذ الفائتة.4.3 عتبات الجودة ومعدل التشويش 4.3
حدد عتبات معدل الانحشار (على سبيل المثال، الانحشار لكل 10,000 ورقة) وحدد شروط الاختبار، بما في ذلك نوع الجهاز والبيئة وملف تعريف المستند. وصف خطة أخذ العينات الخاصة بمراقبة الجودة الواردة ومتطلبات تتبع الدفعة وسير العمل في حالة عدم المطابقة. إنشاء اتفاقية مستوى الخدمة لاستبدال البضائع التالفة أو المعيبة.
4.4 دعم اتفاقات مستوى الخدمة ومسارات التصعيد
اطلب جهات اتصال محددة للحساب، وساعات الدعم، واتفاقيات مستوى الخدمة الخاصة بالاستجابة الأولى واتفاقيات مستوى الخدمة الخاصة بالحل، ومسار تصعيد واضح بما في ذلك الرعاية التنفيذية. بالنسبة للمطالبات والائتمانات، اطلب أهدافاً محددة للإنجاز ونماذج الوثائق التي يجب على البائعين قبولها.5. متطلبات الامتثال والاستدامة والسجلات
تحمي أقسام الامتثال العلامة التجارية والسياسة والسجلات طويلة الأجل. كما أنها توضح كيف تتناسب أهداف الاستدامة مع المشتريات دون تضخيم التكلفة.5.1 الشهادات والمواد
اطلب من البائعين ذكر النسب المئوية للمحتوى المعاد تدويره وسرد الشهادات المعمول بها (على سبيل المثال، FSC، PEFC، SFI)، بالإضافة إلى وثائق سلسلة الحفظ. حدد ما إذا كانت الشهادات إلزامية أو مفضلة وكيفية التعامل مع البدائل في حالة عدم توفر المخزون المعتمد مؤقتًا.5.2 معايير السجلات والأرشفة
بالنسبة للوظائف كثيفة الاستخدام للسجلات (مثل الوظائف القانونية والمالية والطبية)، حدد توقعات الأرشفة، بما في ذلك استخدام الورق الخالي من الأحماض وملاءمة الطباعة على الوجهين. الإشارة إلى خصائص الورق المعترف بها التي تحافظ على وضوح القراءة وتمنع التدهور في التخزين طويل الأجل.5.3 البيانات والخصوصية والشراء الإلكتروني
إذا كان البرنامج يستخدم التبادل الإلكتروني للبيانات أو التثقيب، فإنه يتطلب أنواع المستندات المدعومة (أمر الشراء و ASN والفواتير) وحقول بيانات محددة وجداول زمنية محددة للاختبار. عندما يتفاعل البائعون مع أنظمة معلومات تحديد الهوية الشخصية أو الأنظمة المالية، اذكر أطر العمل الأمنية الأساسية (على سبيل المثال، وضع SOC أو ISO) التي تتوقعها.6. بطاقة أداء التقييم ونموذج الترجيح
كما أن شفافية تسجيل النقاط يجعل من الممكن الدفاع عن الجوائز وتحسين سلوك البائعين على مدار مدة العقد.6.1 مثال على الأوزان
استخدم نموذج ترجيح بسيط وانشره في طلب تقديم العروض حتى يستهدف البائعون ما هو مهم:| المعيار | الوزن |
|---|---|
| السعر (تكلفة التسليم للورقة الواحدة) | 40 |
| اتفاقات مستوى الخدمة (اتفاقية مستوى الخدمة (OTIF)، وعمليات قطع الخدمة، والدعم) | 25 |
| الجودة (معدل المربى ومعالجة العيوب والتعبئة والتغليف) | 20 |
| الاستدامة والامتثال | 10 |
| المراجع والملاءمة | 5 |
| الإجمالي | 100 |
6.2 التجربة التجريبية وإثبات الأداء
قبل منح المبلغ الكامل، قم بإجراء اختبار تجريبي عبر مواقع تمثيلية قبل منح المبلغ بالكامل. تتبّع معدل الأضرار/النقصان ومعدلات الازدحام ومطالبات التلف/النقصان وتحول الائتمان. اربط الترسية النهائية أو بدء العقد باستيفاء العتبات التجريبية. هذا يقلل من المخاطر في عمليات الانتقال ويتحقق من صحة مطالبات البائعين دون الاعتماد على مجموعات الشرائح.6.3 الفحوصات المرجعية والتدقيق في الموقع
اسأل عن المراجع التي تتناسب مع حجمك وعموديًا - تحقق من الخبرة في المواقع المتعددة، والتعامل مع الزيادات المفاجئة، وصرامة تحليل الأسباب الجذرية للحوادث السابقة. حيثما كان ذلك عمليًا، اطلب القيام بجولة في المستودع أو جولة في المستودعات - تكشف عمليات التدقيق ما إذا كان بإمكان البائعين تنفيذ اتفاقيات مستوى الخدمة التي يعرضونها بالفعل.7. استبيان الموردين الإلزامي (الصقه في طلب تقديم العروض)
يفرض الاستبيان المنظم إجابات قابلة للمقارنة ويسرّع التقييم. تم تصميم المطالبات أدناه لتوضيح الإجابة بنعم/لا مع طلبات أدلة قصيرة.7.1 الملف الشخصي للشركة وقدراتها
قدم البصمة الحالية، بما في ذلك المستودعات والأرصفة المتقاطعة والتغطية حسب الولاية أو المنطقة. اذكر متوسط وذروة السعة اليومية الصادرة (الصناديق والمنصات النقالة). وصف خطط الطوارئ الخاصة بفترات الزيادة المفاجئة في الطلبات والاضطرابات الجوية.7.2 ضمان الجودة والاختبار
وضع الخطوط العريضة لبروتوكولات مراقبة الجودة الواردة، ومعدلات أخذ العينات، وإمكانية تتبع الدفعة. اذكر طرق الاختبار المستخدمة للتحقق من صحة معدل المربى والالتفاف والعتامة. تقديم سير عمل عدم المطابقة وأوقات الحل المستهدفة.7.3 سياسة الاستبدال والاستبعاد
حدد العملية البديلة المقبولة البديلة، بما في ذلك خطوات الموافقة المسبقة. أرفق مصفوفة معادلة لوحدات SKU الأساسية (الحجم والوزن والسطوع والمحتوى المعاد تدويره). يرجى شرح خطة غروب الشمس للمنتج والجدول الزمني للإخطار المرتبط بها.7.4 المطالبات والائتمانات وتسوية المنازعات
تحديد الجداول الزمنية لتقديم مطالبات الأضرار/النقصان ومتطلبات الأدلة. تأكيد عتبات الاعتماد التلقائي واتفاقيات مستوى الخدمة المتوقعة لإصدار الائتمان. توفير جهات اتصال التصعيد للمنازعات التي لم يتم حلها.8. خطة التنفيذ وإدارة التغيير
حتى أفضل الأسعار تفشل إذا كان الطرح فوضويًا. يجب أن يطلب طلب تقديم العروض خطة عملية يمكن للعمليات التعايش معها.8.1 ترشيد وحدة حفظ المخزون والاتصالات
اطلب من البائعين اقتراح مجموعة وحدات حفظ المخزون وخطة إدارة التغيير، بما في ذلك من سيتم تدريبه، وكيف سيتم تحديث اللافتات والكتالوجات الداخلية، وكيف سيتم التخلص التدريجي من المخزون القديم لتقليل الهدر.8.2 تكامل الأنظمة 8.2
تحديد متطلبات إعداد عناصر تخطيط موارد المؤسسات (السمات، ووحدات القياس، وأرقام قطع غيار البائعين)، وتعيين كتالوجات التبادل الإلكتروني للبيانات أو كتالوجات التثقيب، واختبار الفواتير. طلب عينة من المعاملات كجزء من عملية تأهيل البائعين.8.3 تخطيط الطلب والمخزون الآمن
اطلب خطة طلب حسب الموقع مع قواعد مخزون الأمان، وافتراضات الموسمية، ومنطق الاستبدال للأصناف المقيدة. وهذا يمنح العمليات الثقة بأن الطلب على معدل التشغيل لن يختنق عند وصول فترات الذروة.9. ماذا يحدث بعد إصدار طلب تقديم العروض
كما أن أكثر طلبات تقديم العطاءات فاعلية هي التي ترسم الطريق أمامك، بحيث يفهم الموردون الجداول الزمنية ويتجنب المشترون تدريبات اللحظة الأخيرة.9.1 الجدول الزمني وخطة الاتصالات 9.1
انشر التقويم في مقدمة طلب تقديم العروض: نافذة الأسئلة والأجوبة، والمواعيد النهائية للإضافات، وتاريخ استحقاق العطاءات، وإشعارات القائمة المختصرة، وتواريخ بدء ونهاية العرض التجريبي، والتاريخ المتوقع للترسية. مطالبة البائعين بالإقرار باستلام الإضافات للتخلص من مفاجآت "لم نرَ ذلك".9.2 معايير المنح وخطة التفاوض
اشرح كيف سيتم طلب أفضل العروض النهائية، وكيف سيتم تعليق الأسعار أثناء التعاقد، وكيف سيتم كتابة التعديلات القائمة على المؤشر - اذكر أرصدة الخدمة أو سبل الانتصاف في حالة عدم الالتزام باتفاقيات مستوى الخدمة وشروط التجديد. عند ترسية العقود على عدة بائعين، وضح تقسيمات المناطق أو المسارات لتجنب التداخل.أداة تطبيع الاقتباس (القسم القابل للصق)
هذا الجدول الوحيد يحول مجموعة غير متجانسة من عروض الأسعار إلى شبكة قابلة للمقارنة. اطلب من البائعين تعبئتها.| الحقل | المدخلات المطلوبة |
|---|---|
| مستويات تسعير الوحدة: ماعون، علبة، علبة، كرتون، منصة نقالة | |
| التسليم على ظهر السفينة مقابل التسليم على ظهر السفينة | سعر التسليم أو جدول التسليم على ظهر السفينة + جدول الشحن |
| الشحن والوقود | الفهرس المستخدم، ونقاط التحفيز، وقائمة الملحقات |
| هدف OTIF | % حسب المسار مع إيقاع التقارير |
| مواعيد انتهاء الطلبات الإيقاف اليومي حسب المنطقة الزمنية | |
| تقويم العطلات: جدول زمني سنوي منشور | |
| عتبة معدل الانحشار: حالات الانحشار لكل 10000 ورقة وظروف الاختبار | |
| حماية السعر | مراجعة الإيقاع والحدود القصوى وفترات الإشعار |
| الاعتمادات | الجداول الزمنية للتلف/النقصان وسياسة الائتمان التلقائي |
| شروط الدفع: صافي الشروط وخصومات السداد المبكر | |
| البدائل: سير عمل الموافقة المسبقة ومصفوفة المعادلة | |
| الاستدامة | الشهادات والنسب المئوية للمحتوى المعاد تدويره |
