Ce guide s'adresse aux responsables des achats, des finances, des installations et des technologies de l'information dans le secteur B2B. Il présente les sections indispensables d'un appel d'offres défendable, l'architecture tarifaire que les fournisseurs doivent suivre et les niveaux de service qui protègent les opérations. Il ne s'agit pas d'un avis juridique.
En bloquant la méthodologie, les acheteurs comparent le coût réel de la prestation plutôt que les prix de base attrayants qui augmentent avec les frais.
1. À qui s'adresse cet appel d'offres et quels sont les résultats qu'il doit garantir
Un appel d'offres sur papier ne doit pas se contenter de demander des devis. Il doit permettre de réduire le coût total de possession (TCO), d'éviter les perturbations opérationnelles et de créer une comparaison équitable entre les fournisseurs. Pour les organisations multi-sites, le document doit aligner la stratégie d'achat sur les réalités du service : des prix prévisibles, des performances fiables dans le respect des délais et une qualité de produit constante qui minimise les taux de bourrage, les déchets et les retours.1.1 Contexte et contraintes de l'entreprise
La plupart des entreprises sont confrontées à un ensemble familier de contraintes, notamment la répartition des lieux d'expédition, les pics saisonniers (tels que la fin de l'année fiscale, les calendriers scolaires et les pics des campagnes de marketing), les objectifs de durabilité et les exigences en matière d'ERP ou de poinçonnage. L'appel d'offres doit mentionner ces contraintes de manière explicite, afin que les soumissionnaires fixent leur prix et planifient en fonction du monde dans lequel l'acheteur opère réellement.2. Définir le champ d'application : Volumes, UGS et empreinte du service
La clarté du champ d'application est le garde-fou le plus solide contre les coûts et les échecs de performance. Les fournisseurs ne peuvent fournir des devis précis que si la nomenclature et l'étendue des services sont sans ambiguïté.2.1 Profil de volume et matrice de livraison
Fournir un tableau des volumes sur 12 mois par site, indiquant la demande mensuelle moyenne et les mois de pointe. Séparer les petits colis des voies LTL/palettisées. Notez les exigences en matière de hayons élévateurs, la disponibilité des quais de chargement et toutes les règles relatives à la prise de rendez-vous. Si certains sites n'acceptent que des paquets cassés ou exigent une livraison à l'intérieur, veuillez l'indiquer ici.2.2 Normalisation des UGS et alternatives acceptables
Standardiser les UGS de base par format (Lettre, Légal, A4), poids de base (20 lb vs 24 lb), luminosité (92 vs 96) et contenu recyclé. Lorsque cela est acceptable, spécifier des substitutions équivalentes à la marque et définir le processus d'approbation préalable. Une simple matrice d'équivalence (fabricant, article, caractéristiques, substitut autorisé) permet d'éviter les échanges ad hoc qui créent des problèmes d'impression ou des plaintes de la part des utilisateurs.2.3 Conditionnement, stockage et conditions environnementales
Précisez la résistance des cartons (objectifs d'éclatement ou d'ECT), les normes de palettisation, les attentes en matière de film étirable et les contrôles d'humidité. Si les sites utilisent des parcs laser à grande vitesse ou le recto-verso par défaut, c'est le moment d'indiquer la planéité minimale du papier ou les directives en matière d'humidité afin de réduire les gondolements, les bourrages et les débordements.3. Architecture des prix : Comment les vendeurs doivent-ils proposer des prix ?
La normalisation du format des devis est le seul moyen de comparer les offres "pommes pour pommes". Exigez de chaque vendeur qu'il remplisse un tableau de prix cohérent et qu'il divulgue tous les experts.3.1 Paliers et ruptures d'unités
Définir clairement les niveaux d'unités : Rame, caisse, carton et palette. Exigez des remises échelonnées à partir de certains seuils et indiquez les quantités minimales de commande (QM) par lieu de livraison. Lorsque les fournisseurs proposent des abonnements ou des commandes permanentes, précisez comment la remise s'applique et si le prix est maintenu pendant toute la durée de l'abonnement.3.2 Méthodologie des coûts par feuille
Le coût par feuille est un moyen simple mais puissant d'égalisation. Demandez aux vendeurs d'exprimer leur prix en coût par feuille, en tenant compte des frais de transport et des déchets. Le calcul ci-dessous peut être collé dans votre appel d'offres :| Composant | Exemple de valeur | Notes |
|---|---|---|
| Prix par carton (10 rames x 500 feuilles) | $49.00 | Liste du vendeur ou prix net |
| Feuilles par carton | 5,000 | 10 × 500 |
| Facteur de gaspillage/blocage attendu | 1.5% | Défini par l'acheteur ou dérivé d'un test |
| Fret par caisse (livré) | $2.00 | Mélange de voies ou voies spécifiques |
| Coût par feuille (livrée) | ((49,00 ÷ 5 000) × 1,015) + (2,00 ÷ 5 000) = $0,0105 | Utiliser quatre décimales pour la précision |
3.3 Fret, carburant et accessoires
Exigez des fournisseurs qu'ils indiquent si les prix sont livrés ou FOB, l'indice de carburant utilisé, les points de déclenchement des suppléments et tous les accessoires (y compris les livraisons résidentielles, intérieures, les portes levantes, les fenêtres de rendez-vous et l'accès limité). Demandez des hypothèses de fret au niveau des voies si les grands sites reçoivent des charges palettisées.3.4 Protection et ajustement des prix
Définir l'indice (pâte à papier, combustible ou composite) qui peut entraîner des augmentations, la fréquence de révision (par exemple, trimestrielle), les plafonds par période et les périodes de préavis. Prévoir un mécanisme de réduction des prix en cas de baisse de l'indice. Exiger une formule transparente plutôt que des ajustements discrétionnaires.3.5 Remises, crédits et modalités de paiement
Dressez la liste des remises pour paiement anticipé, des rabais de volume, des échéances de crédit pour pénurie ou avarie et des conditions nettes acceptables. Si des remises sont proposées, précisez la méthode de comptabilité d'exercice et les possibilités d'audit. Indiquer les preuves requises pour les demandes de crédit (photos, notes POD, autorisation de retour) et le délai de résolution visé.4. Des accords de niveau de service qui réduisent le risque opérationnel
Les niveaux de service transforment un prix en un programme d'approvisionnement fiable. Ils doivent être mesurables, vérifiables et liés à des solutions.4.1 Taux de remplissage et OTIF (On-Time, In-Full)
Fixer des objectifs d'OTIF par type de voie (colis ou LTL) avec une fréquence de rapport (mensuelle). Définir ce qui est considéré comme "à temps", les délais acceptables et la politique de gestion des commandes en souffrance. Préciser si les substitutions doivent être approuvées au préalable et comment les acheteurs peuvent indiquer des substitutions partielles.4.2 Fenêtres de livraison, dates limites et calendriers des vacances
Exigez des délais de commande quotidiens par fuseau horaire, des fenêtres de livraison par site (par exemple, 9h00-15h00) et des calendriers de vacances publiés. Préciser la politique de rendez-vous pour les grands sites et la structure de pénalité ou de crédit pour les fenêtres manquées.4.3 Seuils de qualité et de taux de brouillage
Définir les seuils de taux de bourrage (par exemple, bourrages par 10 000 feuilles) et spécifier les conditions d'essai, y compris le type d'appareil, l'environnement et le profil du document. Décrire le plan d'échantillonnage pour le contrôle qualité à l'arrivée, les exigences en matière de traçabilité des lots et le flux de travail en cas de non-conformité. Établir l'accord de niveau de service pour le remplacement des produits endommagés ou défectueux.
4.4 Accords de niveau de service (SLA) et voies d'escalade
Exigez des contacts de compte nommés, des heures d'assistance, des accords de niveau de service pour la première réponse et la résolution, ainsi qu'un chemin d'escalade clair incluant le parrainage de la direction. Pour les réclamations et les crédits, imposer des délais d'exécution et les modèles de documentation que les fournisseurs doivent accepter.5. Exigences en matière de conformité, de durabilité et d'archivage
Les sections relatives à la conformité protègent la marque, la politique et les archives à long terme. Elles clarifient également la manière dont les objectifs de durabilité s'intègrent dans la passation de marchés sans en gonfler le coût.5.1 Certifications et matériel
Demandez aux fournisseurs d'indiquer les pourcentages de contenu recyclé et de dresser la liste des certifications applicables (par exemple, FSC, PEFC, SFI), ainsi que la documentation relative à la chaîne de contrôle. Précisez si les certifications sont obligatoires ou préférées et comment les substituts sont gérés en cas d'indisponibilité temporaire d'un stock certifié.5.2 Normes en matière de documents et d'archives
Pour les fonctions à forte intensité documentaire (telles que les fonctions juridiques, financières et médicales), précisez les attentes en matière d'archivage, notamment l'utilisation de papier sans acide et la possibilité d'utiliser des documents recto-verso. Faites référence aux caractéristiques reconnues du papier qui préservent la lisibilité et préviennent la dégradation dans le cadre d'un stockage à long terme.5.3 Données, vie privée et marchés publics électroniques
Si le programme utilise l'EDI ou la perforation, il doit prendre en charge les types de documents (commande, ASN, factures), les champs de données spécifiques et les calendriers de test établis. Lorsque les fournisseurs sont en contact avec des informations confidentielles ou des systèmes financiers, indiquez les cadres de sécurité de base (par exemple, SOC ou ISO) que vous attendez.6. Fiche d'évaluation et modèle de pondération
Une notation transparente permet de justifier les attributions et d'améliorer le comportement des fournisseurs pendant toute la durée du contrat.6.1 Exemples de poids
Utilisez un modèle de pondération simple et publiez-le dans l'appel d'offres afin que les vendeurs se concentrent sur ce qui est important :| Critère | Poids |
|---|---|
| Prix (coût livré par feuille) | 40 |
| Accords de niveau de service (OTIF, coupures, assistance) | 25 |
| Qualité (taux de bourrage, traitement des défauts, emballage) | 20 |
| Durabilité et conformité | 10 |
| Références et ajustement | 5 |
| Total | 100 |
6.2 Projets pilotes et démonstration des performances
Avant d'accorder la totalité du montant, effectuez un essai pilote dans des sites représentatifs. Suivre l'OTIF, les taux de bourrage, les réclamations pour dommages/manque à gagner et la rotation des crédits. Lier l'attribution finale ou le début du contrat à l'atteinte des seuils pilotes. Cela permet d'atténuer les risques liés aux transitions et de valider les déclarations des fournisseurs sans avoir recours à des diapositives.6.3 Contrôles de référence et audits de sites
Demandez des références correspondant à votre taille et à votre secteur d'activité : vérifiez l'expérience acquise sur plusieurs sites, la gestion des surtensions et la rigueur de l'analyse des causes profondes des incidents antérieurs. Dans la mesure du possible, demandez à visiter un entrepôt ou un transbordement - les audits révèlent si les fournisseurs peuvent réellement exécuter les accords de niveau de service qu'ils proposent.7. Questionnaire obligatoire pour les fournisseurs (à coller dans votre appel d'offres)
Un questionnaire structuré permet d'obtenir des réponses comparables et accélère l'évaluation. Les questions ci-dessous sont conçues pour répondre par oui ou par non, avec des demandes de preuves courtes.7.1 Profil de l'entreprise et capacité
Fournir l'empreinte actuelle, y compris les entrepôts, les transbordements et la couverture par État ou région. Indiquer la capacité de sortie quotidienne moyenne et maximale (caisses et palettes). Décrivez les plans d'urgence pour les périodes de pointe et les perturbations météorologiques.7.2 Assurance qualité et essais
Décrire les protocoles de CQ à l'arrivée, les taux d'échantillonnage et la traçabilité des lots. Énumérer les méthodes d'essai utilisées pour valider le taux de bourrage, l'enroulement et l'opacité. Indiquer le flux de travail en cas de non-conformité et les délais de résolution prévus.7.3 Politique de substitution et d'abandon
Définissez votre processus de substitution acceptable, y compris les étapes de pré-approbation. Joindre une matrice d'équivalence pour les principales UGS (taille, poids, luminosité, contenu recyclé). Veuillez expliquer votre plan d'élimination progressive des produits et le calendrier de notification associé.7.4 Réclamations, crédits et règlement des différends
Indiquer les délais de dépôt des demandes d'indemnisation des dommages/manques à gagner et les exigences en matière de preuves. Confirmer les seuils d'auto-crédit et les accords de niveau de service pour l'émission de crédits. Fournir des contacts d'escalade pour les litiges non résolus.8. Plan de mise en œuvre et de gestion du changement
Même le meilleur prix ne suffit pas si le déploiement est chaotique. L'appel d'offres doit demander un plan pragmatique que les opérations peuvent accepter.8.1 Rationalisation et communication de l'UGS
Demandez aux vendeurs de proposer un ensemble rationalisé d'UGS et un plan de gestion du changement, notamment en ce qui concerne les personnes qui seront formées, la manière dont la signalétique et les catalogues internes seront mis à jour et la manière dont les stocks existants seront progressivement éliminés afin de minimiser les déchets.8.2 Intégration des systèmes
Définir les exigences de configuration des articles ERP (attributs, unités de mesure, numéros de pièces du fournisseur), le mappage pour l'EDI ou les catalogues perforés, et le test des factures. Exiger des échantillons de transactions dans le cadre du processus d'intégration des fournisseurs.8.3 Planification de la demande et stock de sécurité
Demandez un plan de demande par site avec des règles de stock de sécurité, des hypothèses de saisonnalité et une logique de substitution pour les articles soumis à des contraintes. Cela permet aux opérations de s'assurer que la demande en cours d'exécution ne sera pas étouffée lorsque les périodes de pointe arrivent.9. Que se passe-t-il après la publication de l'appel d'offres ?
Les appels d'offres les plus efficaces décrivent également le chemin à parcourir, de sorte que les fournisseurs comprennent les délais et que les acheteurs évitent les exercices d'évacuation de dernière minute.9.1 Calendrier et plan de communication
Publier le calendrier au début de l'appel d'offres : Fenêtre de questions et réponses, date limite des addenda, date d'échéance des offres, notifications de la liste restreinte, dates de début et de fin du projet pilote et date prévue pour l'attribution du marché. Exiger des fournisseurs qu'ils accusent réception des addenda afin d'éviter les surprises du type "nous n'avions pas vu ça".9.2 Critères d'attribution et plan de négociation
Expliquez comment les meilleures offres finales seront demandées, comment les prix sont maintenus pendant la passation du marché et comment les ajustements basés sur l'indice seront rédigés - indiquez les crédits de service ou les recours en cas de non-respect des accords de niveau de service, ainsi que les conditions de renouvellement. En cas d'attribution à plusieurs fournisseurs, précisez la répartition des territoires ou des voies afin d'éviter les chevauchements.Normalisateur de citations (section à coller)
Ce tableau unique transforme un ensemble hétérogène de devis en une grille comparable. Demandez aux fournisseurs de le remplir.| Champ d'application | Données requises |
|---|---|
| Niveaux de prix unitaires : Rame, caisse, carton, palette | |
| Livré vs FOB | Prix livré ou FOB + tableau de fret |
| Fret et carburant | Index utilisé, points de déclenchement, liste des accessoires |
| Objectif de l'OTIF | % par voie avec cadencement des rapports |
| Dates limites de commande : Délai journalier par fuseau horaire | |
| Calendrier des vacances : Un calendrier annuel publié | |
| Seuil de taux de bourrage : Bourrages par 10 000 feuilles et conditions de test | |
| Protection des prix | Réexamen de la cadence, des plafonds et des délais de préavis |
| Crédits | Délais d'indemnisation et politique d'auto-crédit |
| Conditions de paiement : Conditions nettes et remises pour paiement anticipé | |
| Substitutions : Processus d'approbation préalable et matrice d'équivalence | |
| Durabilité | Certifications et pourcentages de contenu recyclé |
